通讯产品的分销合同管理的实现

　　这篇合同管理论文发表了通讯产品的分销合同管理的实现，对于通讯分销行业来说，通过适当加大招投标管理力度、加强合同管理、建立健全成本管理制度, 能够保证工程经济管理风险得到合理防范, 有效提升工程的经济效益。论文探讨了通讯产品行业合同管理的设计和实现。

　　关键词：合同管理论文,通信产品,合同管理

　　一、通讯产品分销行业合同管理现状

　　通讯产品分销行业的合同管理方式目前都较为粗放，以某通信产品分销企业为例，有合同管理制度，但没有专门的合同管理系统，合同审批的时效性差，合同风险不能及时提示，不能以合同管理的维度进行数据分析与统计。主要问题体现：

　　1.合同意识(1)“合同管理影响业务效率”意识比较强烈，这是合同管理薄弱的根本原因之一，这也会给系统后期推广工作带来阻力;(2)“合同只是一种形式”的思想在一部分业务员身上还存在，这造成业务员对合同条款的不重视，契约意识有待加强。

　　2.合同管理的组织机构、工作流程、规章制度(1)缺乏与合同全生命周期管理相适应的组织体系，与相应的职责落实;(2)合同签署审核流程还没有全面建立;(3)沿用集团公司的合同管理办法，各分子公司没有制定有针对性的实施细则，许多合同管理工作细节还处于无法可依的状态。

　　3.签订环节(1)合同审核流程各环节审核职责还没有充分发挥，监督作用还未完全体现，导致合同质量不高，合同风险不能有效降低;(2)存在先业务后合同(合同只我方签字盖章)现象;(3)存在非标准合同(短信或邮件);(4)框架合同没有起到应有的指导作用(框架合同已经到期，仍在签订订单，订单和框架协议内容不符);(5)合同条款不明确。

　　4.执行环节(1)有些合同变更不反映在合同文本中，通过口头商定，口头下达指令;(2)按时到货、按量到货、未到货及时退款、销售后及时回款、到货认真签收等概念有待加强;(3)对超期预付、超期应收分析存在不准确因素(财务对逾期的统计没有依据合同，而是根据固定的账期);(4)缺乏对合同是否执行完毕的跟踪和确定。

　　5.归档环节(1)很多合同文本保存在部门或业务员个人手中，缺乏归档意识和归档办法;(2)没有按合同重要性进行分类保存，相应缺乏归档保存时限的规定。

　　6.合同统计查询方面(1)缺乏集中的合同台账，不能对合同进行快速查询和统计分析;(2)缺乏从公司整体角度、部门职责角度对合同签订、执行情况的判断和把握，如从客户角度对合同的统计分析、合同达成率的分析、违约情况的分析、风险趋势分析等;(3)缺乏对业务员签订合同情况的个性化、针对性评价。

　　二、合同管理系统的设计与实现

　　基于以上现状的分析，公司急需一套合同管理系统来规范合同管理中的签订、执行、变更、归档等各个环节。但独立的合同管理系统已经不适应现代企业信息化的要求，必须结合公司现有的业务财务系统和审批系统，把合同管理真正融入到企业管理中去。经过多次市场调研和内部讨论，我们决定利用现有软件工具自行开发一套合同管理系统。我们采用的开发工具为北京勤哲公司的EXCELSERVER软件开发平台。此开发平台的优点是代码量小、部署简单、易用性强，与其它系统的接口搭建也相对简单。

　　(一)合同签订

　　合同签订是合同风险把控的第一关，为了最大程度的降低合同条款不清晰带来的合同纠纷，我们采取了合同备案和合同核审制度，根据公司的《分级授权手册》按不同的合同金额进行分级管理，并将经过公司各级法务部门审核过的合同范本上传到合同系统的文档库中，与合作伙伴签订合同时，如果采用文档库中的合同范本，可以简化审批流程，如果采用新的合同文本则需要根据不同的合同金额到各层级的法务部门进行审核。

　　(二)合同审批

　　合同审批主要根据各公司的《三重一大决策制度》、《分级授权手册》等相关制度进行审批，审批的主要内容为合同标的、收付款条件及储运条款。由于公司的协同办公系统有完整的人员组织架构及审批流程，因此，当合同需要审批时，由合同管理系统发出审批指令，将需要审批的内容推送给公司的协同办公系统，在协同办公系统内完成审批后，将审批结果发送回合同管理系统。把审批放在协同办公系统里还有一些好处，就是审批同意过的合同流程可以触发协同办公系统内已有的签字与盖章流程。

　　(三)合同的登记

　　审批过的合同就可以在合同系统中进行登记了，登记合同的基本信息与主要内容，并要对交易伙伴的信息进行维护，上传相关资质资料与纸质合同的扫描件或电子合同。

　　(四)合同执行

　　合同的执行是合同管理的核心，如何准确高效的记录合同执行情况也是我们设计的重点，为了减少业务人员和工作量，并实现合同执行情况的准确录入，我们将合同管理系统与现有的财务业务核心系统(以下简称EBS系统)做了对接，并对EBS系统做了一些优化，通过“合同号”将两个系统串联起来。一个正式的合同在合同管理系统中登记完成后，通过系统接口将合同号传输到EBS系统中，EBS系统在做每一张采购订单或销售订单时，要关联合同号，EBS系统中的收发货已经和订单进行了关联，付款信息与采购订单进行了关联，收款信息与销售订单进行了关联，因此可以通过合同号将一个合同的商品信息、物流信息与财务信息串联起来。将这些信息回传到合同管理系统中，可以真实的反应一个合同的执行情况。

　　(五)合同变更

　　合同变更在公司的实际业务中也时常发生，如果做好合同变更也是控制合同风险的一个重点，如果是重大变更，例如涉及到产品单价、交送货时间等，需要重新按照合同审批流程进行审批完成后才能变更。合同管理系统中合同变更的管理主要从两个方面进行控制，一是变更情况的登记;二是变更登记与合同执行情况的互相校验。

　　(六)合同归档

　　合同完成后需要归档，此归档动作由专门的合同管理员完成，在归档前，合同管理员要回顾合同的全生命周期，符合合同相关文档的上传情况。如果资料齐全，则可以归档，归档后的合同信息就不能再修改。

　　(七)查询统计与预警

　　系统按照不同的维度和角色权限设计了多张查询统计报表，并可以按照合同登记情况与合同执行的对比，将异常的合同进行预警。

　　三、合同管理系统的实施方法及内容

　　(一)实施方法

　　1.组织形式及责任落实明确各公司合同管理的架构，梳理各部门在合同管理中的职责。(1)确定合同管理的主管领导、牵头部门和牵头岗位;(2)按照合同全生命周期管理的客观要求，为现有组织体系赋予相应的管理职能和应尽职责，并相应地调整、充实工作岗位和职责;(3)根据集团公司合同管理办法，出台各分子公司的合同管理实施细则，对合同管理各个方面提出更细化、更有针对性的要求。

　　2.宣传和培训通过加强宣传和培训，强化公司管理层和员工的合同意识。(1)集团公司法律事务部定期、持续的指导;(2)分子公司法律顾问定期、持续的培训;(3)分子公司合同管理牵头部门定期、持续的检查、分析、评估和总结。

　　3.签好合同从源头抓起，签好合同，奠定做好业务的坚实基础。(1)充分发挥集团和公司整体力量，与重要、经常合作伙伴逐个达成公正、完整的框架协议和订单格式;(2)建立重点合同审批流程和合同签署授权制度，进一步明确各环节的职责，加强考核。

　　4.执行好合同执行是关键，让业务规范、有序、良性发展。(1)合同修改要体现在合同文本中;(2)合同的付款期、到货期、到货量、退款期、回款期、签收单要作为合同执行的重点内容;(3)合同是否执行完毕的条件要明确;(4)合同依规归档，责任明确，资料齐全，可快速查询;(5)为提高业务水平的多维度分析。

　　5.信息系统是工具通过信息化手段，固化工作机制，提供展现机制，检查机制和评估机制。(1)在现有工作模式和流程基础上增加合同管理职能，在现有EBS系统基础上增加合同信息，通过建立合同管理系统，固化工作机制;(2)展现机制：杜绝索要信息方式，提高信息共享水平，从而提高工作效率;(3)检查机制：要在展现机制的基础上，明确监管部门和监管人员的工作内容和责任;(4)评估机制：要在展现机制和检查机制的基础上，实现对每个部门、每个员工在合同签署、合同执行方面的工作进行实时直接评价和定期综合评价。

　　(二)实施内容

　　1.合同签订环节合同签订环节，在协同办公系统中建立相应的合同审批流程。(1)要求业务员对合同中容易被忽视的重点内容进行明确，起到不断提醒、警示的作用;(2)充分发挥相关职能部门对重点合同的参与和监督作用;(3)落实合同签署分级授权管理规定。

　　2.合同执行、合同归档环节合同执行、合同归档环节，通过合同管理系统实现全面覆盖、全员参与的目标。(1)全范围：任何交易都要通过合同来体现，通过规范合同的签订、执行和归档来规范交易，防范风险;(2)全环节：合同相关每一岗位和每一执行环节都纳入合同管理系统的管理之中;(3)关键点：设立合同管理员专职岗位，明确合同管理的责任部门和责任人，明确合同管理每一环节的岗位及责任;(4)以合同号作为每笔交易的唯一标示和管理抓手，没有合同，就不能在EBS系统建立订单，不能通过EBS系统支付款项。

　　3.合同类型设定及管理重点(1)构架协议：有效期和到期日期、基于该协议签订的合同列表;(2)采购合同：合同标的名称、合同标的数量、合同标的金额、应入库日期、应入库金额、应付款日期、应付款金额;(3)销售合同：合同标的名称、合同标的数量、合同标的金额、应发货日期、应发货金额、应回款日期、应回款金额;(4)与EBS系统建立接口，及时回传合同执行信息、包括发货、到货情况、付款、回款情况，发票情况等;(5)合同进度管控：合同的五个状态(已分配合同号、合同内容已完善、合同执行中、合同执行完毕、合同已归档)。

　　4.共享机制实现可共享的合同台账，实现展现机制。(1)合同管理系统的本质就是一个信息齐全、动态更新的合同台账;(2)合同相关领导和人员都可以凭账号权限查询合同;(3)实现对一个合同所有细节的完整展示(签订情况、执行情况、变更情况、归档情况等);(4)提供组合检索功能，从不同维度、不同条件组合检索、查询合同;(5)提供统计功能，按不同维度、不同组合条件对合同进行统计。

　　5.检查机制和评估机制(1)通过设立合同管理员，随时了解、监控全局，发现薄弱环节;(2)通过设立业务员编号，有效评价每个业务员工作业绩;(3)通过针对不同角色设计的不同信息展示界面，为不同职责人员提供不同的信息广度和深度;(4)通过实时统计功能，提供快速检查手段和评估手段;(5)通过合同扫描件，便于提高各级监管机构的巡视检查方式和效率。

　　6.档案管理电子化(1)系统中设立档案管理员，使档案管理工作和合同管理工作实现有效对接，保证每个合同都得到归档;(2)通过合同扫描件和收货扫描件，实现在线档案管理的目标。7.客户信息管理、客户资信管理通过扩充、强化客户管理内容，明确部门职责和岗位，可加强客户信息管理、资信管理工作。

　　四、系统实施效果

　　合同管理系统已经在公司总部及下属三个公司试点运行，取得了良好效果，具体体现在：

　　(一)合同管理意识

　　通过系统前期调研、需求分析、实施、培训及检查，这三个下属公司都已经设立了合同管理的专岗，并进一步明确了合同管理的归口部门。全体业务人员、财务人员、管理人员对合同管理的意识有大幅提高，已经让合同管理融入到日常业务行为中。

　　(二)合同风险控制

　　合同管理系统上线后，基本杜绝了先业务后合同、单方盖章合同、超框架协议签约等行为。通过采用合同范本，规范合同签订流程，也使合同中的法律风险得到有效控制。这个系统也给集团法律事务部、风险管理部进行合同检查提供了工具，可以及时有效的查询到所有上线公司的合同签订情况、合同履行情况。

　　(三)履约情况

　　由于合同管理系统内部逻辑关系比较严谨，与协同办公系统和EBS系统之间的数据传输也是紧密结合，合同在执行过程中的任何偏差都会及时体现出来，并根据情况逐级自动上报，因此对参与合同执行的业务人员、财务人员提出了更高的要求。相关人员对合同执行情况重视了，盯的紧了，履约情况明显好转。使得超期应收、超期预付款、超期未到货等问题也显著减少。对于公司日常经营也提供了一个很好管理工具。

　　参考文献

　　[1]张远堂.《合同管理操作指南与风险防范》法律出版社.

　　[2]付希业.《企业合同管理33讲》法律出版社,2015.15-16.

　　作者：李勇

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