本文摘要：小编推荐优秀的电子类期刊 《机械工程学报》 创刊于1953年，是由中国机械工程学会主办、机械工业信息研究院承办的机械工程类高学术水平期刊。 摘要：本文阐述了电子政务与办公自动化的关系,并简要叙述了办公自动化系统建设的功能需求及实施步骤。 关键词：电
小编推荐优秀的电子类期刊 《机械工程学报》创刊于1953年，是由中国机械工程学会主办、机械工业信息研究院承办的机械工程类高学术水平期刊。
摘要：本文阐述了电子政务与办公自动化的关系,并简要叙述了办公自动化系统建设的功能需求及实施步骤。
关键词：电子政务;办公自动化;工作流;协同工作
0引言 全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式,当 前的通信网正向着智能化、宽带化、个人化的方向发展,Internet技 术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带 来了深刻的影响,回顾我国政务信息化的进程,大致可分为三个阶 段:(1)以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段,计算 机应用提高了个人工作效率。(2)基于关系型数据库技术,以C/S 体系结构应用为特征阶段,这一阶段基本实现了部门级的数据处 理、公文处理等的自动化。(3)基于符合Internet/Intranet技术标准 的平台应用阶段,这一阶段,不仅在技术上有了很大进步,而且应 用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部,乃至跨部 委跨系统.
在Internet应用方面,政府部门已陆续建立了自己的Web服 务器和网站,有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关 单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺,电子政务并未在真 正意义上得以实现,相反,不少政府站点在规划建设、管理维护以 及安全性方面还停留在较低的水平上,各级政府部门还有待建立 和完善从页面制作、审批、更新,流程管理,应用开发,安全性保 证,与后台应用系统(如OA和业务系统)集成的以及客互支持的 一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台.
电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关,又在应用侧 重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异,总的来说,前 者在用户的范畴上包含后者,电子政务是更广义上的政府办公自 动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”.
1实施原则 实用性原则;先进性及成熟性原则;可靠性原则;开放性及安 全性原则;标准化原则;可扩充性原则;可维护性、可管理性原则; 节约性原则.
2实施步骤 第一,在组织内部构建通信平台(如电子邮件系统、电子论坛 等),工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作.
第二,在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高,基 本建立起网上协同办公的意识之后,考虑在办公网络内进行一些 日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息 采集审批与查询,以及各部门的日常业务等。在这一阶段,基本实 现组织内部办公自动化.
第三,在Internet上建立公用网站,进行信息采集、发布,部门 间公文交换乃至简单的电子贸易等,将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时,基本实现电子政务.
在以上过程中,网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十 分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统,在某种程 度上决定着政府部门信息化建设的成败.
一般来说,政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事 务管理(尤其以领导办公)为核心,同时提供信息通讯与服务等重 要功能,因此,典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、 政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、 领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用,另外鉴于Internet 在日常办公中占有日益重要的地位,办公自动化系统应该与留有 平滑的接口.
3办公自动化系统与Internet
3.1提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求 在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统,如发 文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等,可以将 电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口,每一个 用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作,而 不必经常性地来回检查不同的应用系统,办公自动化应用系统以 电子邮件作为统一入口的设计思想,可以大大提高系统用户的友 好性和易用性,减少培训的工作量.
3.2处理大量的复合文档型的数据信息 办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传 真等形式出现,因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这 些区别于传统数据类型的信息,就是“非结构化数据”、“复合文档 数据”或“对象数据”.
一般认为,关系数据库系统(如Oracle、DB/2、SQL Server、Fox- pro等)适合传统数据类型(结构化信息)的表示和存储,但是对复 合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因 此,“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域,其 目标就是针对新出现的需求,高效率地表达和存储管理“复合文 档数据”。当然,传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经 常不可或缺的.
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求,必须以 文档数据库为核心建立,同时选择性地结合关系数据库.
3.3包含大量的工作流应用 所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所 有工作与工作转交(交互)过程。办公自动化应用系统的大多数应 用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式,由发起者 (如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库).
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的,如一个工作 流的终点可能就是另一个工作流的起点,如上级部门的发文处理 过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打 破单位界限的,发生于机关与机关的相关单位之间.
在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即:基于邮件 的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式(即“群 件模式”)的.
从信息技术的角度出发,群件模式结合了“推”、“拉”技术,充 分发挥了不同技术的优点,克服了其缺点,是理想的办公自动化流 程处理模式,也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具.
3.4支持协同工作和移动办公 在日常办公中,办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交 流意见,才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工 作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展,异步协作 方式如电子邮件、网络论坛等,以及同步协作方式如网络实时会 议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式,它们 打破了时间、地域的限制,使人们可以随时随地参加到协同工作 中去,大大提高了工作效率.
所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公 手段,他可以远程拨号或登录到出差地的网络,通过电话线或广 域网络,随时可以访问到办公自动化系统;为提高工作效率和减 少费用,办公人员还可以选择“离线”工作方式,即将需要处理的信息先下载到本地便携机上,然后切断连接,“离线地”处理信息 (例如他可以在旅途中批阅公文,起草电子邮件等),工作完毕才 再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信 息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支 持和移动办公支持.
3.5应有完整的安全性 安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决 条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户 侵入、权限控制、存储和传输加密,以及电子签名。这些手段必须 足够强大,难以被攻破,而且也必须足够灵活,方便使用者掌握和 利用.
3.6能集成其他业务应用系统和Internet 随着Internet技术的普及和应用,办公自动化系统作为Intranet的 重要应用必须能够与Internet相连接,包括电子邮件、Web发布 等,这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位,而且还 可以进一步提供网络服务,实现电子商务与参与电子社区.
事实上,从用户使用角度出发,“数据存访中心”的概念可以 最大限度地提高应用系统的友好性和易用性。办公自动化系统应 该成为这样的“存访中心”,也只有办公自动化系统可以承担这样 的角色.
参考文献:
[1]张小斌,严望佳.计算机网络安全工具[M].清华大学出版社.
[2]电脑报出版社.电脑硬道理组建局域网[M].重庆出版社.
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