基于创建数字化档案室推进档案信息治理理念创新和综合利用

　　摘要：本文主要介绍创建数字化档案室的全过程。结合信息化时代档案发展的新形势，通过对具体创建流程的详细描述，提出了创建数字化档案室的重要意义，其不仅提高了档案管理水平，全面提升了档案管理、开发共享服务能力，还实现了档案工作提质增效与创新发展。

　　关键词：档案管理综合利用数字化创新

　　现代办公和日常运转中，主要依靠大量的纸质文件来保证工作的正常运转，这些纸质文件在承载单位重要信息的同时也带来了大量管理问题。一方面是日积月累形成的纸质档案数量庞大、占据空间大、不利于存储，而且在数以万计的传统档案室中想要准确而迅速地找出所需要的档案简直像大海捞针，甚至无法盘点;另一方面是纸质档案保存时间久远容易受潮、易腐，如没有进行异地备份，在出现灾难时，难以恢复。

　　1建设数字档案室的意义

　　在国家大力提倡无纸化办公的前提下，各单位出现了一种经济、环保、高效的数字化网络办公新模式——纸质文档数字化。纸质文档数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质文档进行数字化加工，将其转化为能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，其使文档检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。2019年，我单位完成了档案数字化项目，全面搭建电子档案室。

　　档案数字化项目是把各种载体的档案资源转化为数字化档案信息，以数字化形式存储，利用计算机进行管理，形成有序结构的档案信息库，使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使档案信息资源得到共享，以满足台站对档案利用的需要。在制定档案数字化方案时首先要保证的是档案原件的安全，在数字化过程中可能要对档案进行拆卷扫描，每一步都要注意对档案原件的保护。

　　因此，在最初确定数字化方案时，组织召开了多次档案方案研讨会，并与兄弟单位的档案管理员沟通，借鉴兄弟台站对不同类型电子档案管理的好做法，在充分研判分析的基础上选择了档案数字化最优方案，包括最优化的工作流程、最合理的数字化信息存储格式。项目进展过程中，由于档案信息的开放程度受密级限制，我单位积极与各部门沟通协商，探讨电子档案的开放范围，进一步细化明确了归档流程。

　　2配备档案信息化的标准环境

　　档案室空间较紧凑是大多数单位统一存在的问题，随着大数据时代的来临，档案数量逐年递增，各单位档案存储空间告急。档案数字化工作需要足够大、足够安全的工作环境，才能对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。在进行档案数字化工作之初，现有档案室无法满足档案数字化的工作环境;在进行档案数字化的过程中，现有档案室的空间则是无法达到信息化要求的大小。所以，选择工作环境时要求临近现档案室，以避免在档案扫描搬 运的过程中遗漏、丢失或者损坏。

　　同时，在信息化工作场地安装摄像头，对档案安全措施落实情况进行监督，防止档案实体受损、丢失，杜绝在信息化过程中出现复制、拍照等泄密事件发生。为保障加工过程中的档案实体安全和加工现场的数据安全，在档案信息化过程中要求不允许使用互联网传递电子文件，所以要建立局域网，利用局域网组成计算机组，实现文件传输、软件共享等功能。档案信息化环境达标后，需按照档案录入扫描要求准备档案信息化的扫描设备。

　　扫描时要保证档案资料的载体安全，根据卷宗的纸张状况与字迹清晰程度，制定适合的扫描操作方式，不得损坏档案。对于纸张较薄或较脆容易破损的，要保护纸质档案的安全性，应使用平板扫描或高拍仪，不可使用滚筒扫描;对于已经装订成册的采用高拍仪，不得拆卷，装订压角部分可以不扫描，采用高拍仪扫描图像允许存在曝光;对于幅面较大的工程类图纸，采用工程扫描仪或大幅面扫描仪。所以，在档案信息化场地要配置平板扫描仪、滚筒扫描仪、高拍仪和工程扫描仪。

　　3加工现场安全管理

　　3.1人员管理在档案信息化加工过程中，要求工作人员具有可靠性、专业性、稳定性，具有档案整理工作的经验，能够熟练操作计算机并能处理较基础的图像，尤其要具有保密意识，严格遵守档案数字化加工的纪律。在项目工作间安装监控摄像头，中控机房的值班人员可以观察到信息化全过程及人员进出场地情况。建立《日常管理制度》和《工作间管理制度》，对人员进出、卫生值日等方面进行规定，创造一个良好的工作环境。

　　3.2实体档案和电子数据的安全管理档案信息化加工全过程要时刻注意实体档案的安全保密工作，并在工作场地设置临时存放档案的保险柜，按阶段将从档案室提档的档案放置在保险柜内，并加锁存储。在完成阶段性扫描后，要保证加工数据的安全储存，所以要对项目所用的计算机USB接口全部进行封签，不得随意拆除封签。针对项目过程中可能会出现的各种风险点做好应急预案，如遇突发情况，立即启动应急预案。

　　4高效管理科学的档案数字化

　　加工生产线搭建数字档案室，实现档案数字化管理，利用电子文档管理平台，可以方便地实现查询、审批、利用和安全管控;实现档案室将线下业务转移到线上，将查看纸质档案转化成查看电子版档案，实现无纸化办公，提高档案利用率和档案管理员的工作效率。

　　4.1档案提卷档案信息化项目组按照信息化需求在档案室提卷，提卷时核对所提档案的数量，详细登记卷数和页码，填写档案交接清单，以便返还时备查。档案提卷是数字化加工路程的第一步，需要确保文档数目无误，文档实体安全。

　　4.2档案整理在扫描之前，根据文档管理情况，对文档进行适当整理，按照卷内目录顺序核对盒内的页数、顺序是否准确，并按照准确的顺序进行调整，然后逐盒逐卷的拆卷。如果有短缺立刻上报档案管理员，作出标识，确保档案数字化质量。在实际操作过程中，按照每个人专研及擅长的方向，将档案分为工程档案、科技档案、文书档案、合同图纸资料、实物档案等类别，由牵头人按照类别领取2~3类的档案，下设三个组，每个组配备工作人员，由牵头人掌握信息化进度，把握扫描质量，指导监督此类档案的信息化全过程。

　　4.3标引著录采用手工录入的方式建立文档数据库，即同一批目录数据，录入人员录入，另外的人员校对。对目录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目完整性、著录内容规范性，不符合要求进行修改或重录。

　　4.4档案扫描扫描人员严格按照规范填写《数字化流程记录单》，记录扫描文档的数量、页数等详细信息，保证工作的延续性、可追溯性。文档扫描是将纸质文档转变为电子文件的过程，导入档案目录之后生成计算机磁盘树形目录结果，并保存在扫描文档。

　　4.5图像处理对图像进行处理(包括污渍、黑边、偏斜等处理)以获得最好的图像质量，确保图像视觉不歪斜、图像数据整洁、无污点。在无特殊要求处理时，要确保图像页面中肉眼看不到污点。图像保存为PDF格式，最终形成的是双层PDF格式，这样既可以100%保留原始版面效果，又便于建立索引数据库，进行科学地管理。

　　4.6扫描数据检查及验收在扫描数据检查时，要保证扫描得来的数据与原文件内容一致，不得出现缺角或扫描模糊、图像或文字扫描不全的现象。每组扫描结束，扫描人员要仔细核对纸质文件与扫描后得来的电子数据的一致性，确保扫描得来的数据与原文件内容完全一致。扫描数据检查及验收要求规范电子档案一致性检查，确保扫描影像与实体对应、影像与索引数据对应的一致性。

　　4.7成品数据的内部验收对成品数据进行一定的抽查，影像准确率需达到99%。成品数据的内部验收要保证电子档案的顺序与实体档案的顺序一致准确，不多页、不缺页。

　　4.8质量检验由档案负责人、具体管理人员及相关人员对信息化后的电子档案进行再次全面检验。检验人员可现场提出查档要求，由档案管理人员进行操作，检验查询过程、检索过程是否快捷高效，所查到的电子档案的清晰程度是否满足查验要求。在质量检验的过程中，如发现电子档案查询不到或者图像不清晰、不符合要求的情况，统一登记，列出整改清单并退回上一流程重新处理。

　　4.9资料装订、归还档案资料装订完成后要立即还原并及时归还档案室，在归还前要详细检查纸质档案装订的纸张顺序、页码是否正确，确保无丢页、落页、折页的情况后再归还。档案管理员也要对归还的纸质档案进行详细的检查，双方检查无误，在还卷交接单上签字确认。在加工过程中要确保档案实体的安全性，不得丢失、泄密、损坏。

　　4.10数据制作制作档案信息化加工后的所有档案数据的存储硬盘和光盘。光盘复制三份，一份永久存档，一份利用查询，一份备份查询。最终制成一套成品数据PDF、一套成品数据JPG、一套成品目录、一套成品报表。

　　5档案信息化过程中遇到的问题

　　实现纸质档案数据化能有效保护原始档案。目前，我单位的数字档案室已运行一年时间，但在运行使用的过程中也逐步发现了一些问题。档案信息化过程也是对实体档案归档情况的检查过程。在处理文书档案信息化的过程中，发现个别纸质文书档案归档期限和页码标注错误，于是按照分类大纲和归档期限表重新调整后再进行信息化流程;在基建档案归档时，整理了很多我单位工程建设期间招投标的一些未中标单位的材料。

　　经过会议研究决定，未中标单位的投标材料不作为信息化的电子档案材料归档，只作为散材料存档备查;在实体档案进行信息化的过程中，拍摄铜、铁等材质奖牌、奖杯时，拍摄环境不达标影响了拍摄效果(在拍摄过程中铜、铁材质反光严重)，经过多次尝试拍摄和后期图片处理，实物档案的图片像素能满足信息化要求。进入纸质档案扫描阶段时，遇到了多本多页胶装档案。此种胶装档案多为一些投标材料，为了不破坏原始档案，本着胶装档案尽量不拆装的原则就采用了高拍仪和平板扫描仪，这样操作起来工作量较大，费时费力。

　　创建数字化档案室要求档案管理员具有较高的计算机水平，能够熟练掌握并使用档案管理软件，在后续档案不断更新信息化的过程中，能够继续完成电子档案信息的录入。目前，现有档案管理员尽管具有一定的计算机水平，但距离档案信息化专业能力还有差距，还需要提高计算机相关知识。

　　6信息化档案的开发及利用

　　我单位档案信息化组5人利用45天的时间完成了15万页实体档案的信息化全过程，并结合OA办公自动化全面实现了无纸化办公。从档案室建立到现在已有一年的时间，这一年提高了档案的查询效率，通过网络版的档案管理软件，按照各部门承担的业务工作内容，可对档案进行分类分级开放权限，例如，对分管基建及修缮的部门开放工程档案，对技术办公室、党务办公室、行政办公室等开放文书类档案，对财务器材科室开放合同资料等档案，对各技术部门开放科技类档案的权限，但为了电子档案的安全性，避免在查询过程中擅自打印存档、另存等行为，所以暂未开放以上功能，目前仅对各部门开放相应范围的查询服务。

　　后续待电子档案查询制度、审批流程完善后，可按相应等级开放电子档案。创建数字化档案室推进了档案信息治理理念创新和综合利用，优化了数字化档案工作机制，提升了档案利用精准服务，做好了档案实体和信息安全工作，提高了管理员业务能力。我单位用新思想指导新时代档案工作，切实担负起新时代档案工作职责使命，奋力开创新时代档案工作新局面。

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　　作者：王玲玲

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