本文摘要：一、民间档案现状 民间档案是官方档案的重要补充，是国家记忆的重要组成部分。 目前笔者所在地级市的公共档案馆有近20万卷的馆藏档案和资料，从来源看，几乎全部都是政府机关、部门、改制企业，只有为数不多的档案是从个人和机构征集来的，或是由其捐赠的。
一、民间档案现状
民间档案是官方档案的重要补充，是国家记忆的重要组成部分。 目前笔者所在地级市的公共档案馆有近20万卷的馆藏档案和资料，从来源看，几乎全部都是政府机关、部门、改制企业，只有为数不多的档案是从个人和机构征集来的，或是由其捐赠的。 这样的馆藏来源使公共档案馆馆藏结构单一，无突出特色，打造特色档案馆没有馆藏资源为后盾，不利于档案馆宣传打造独特的文化品牌，也不利于档案事业的长足发展。
收藏市场继收藏文物、玉器、古玩等，兴起了一波珍贵档案的收藏热潮，以前人们不屑一顾的“破纸片”，现在成了争相收藏的宝贝，因为“百年无废纸”。 如笔者所在的地级市，目前已经形成了一支近千人的收藏队伍，在市区、县城有几个专门的交易市场，在这里买卖与本地有关的文物史料，如民俗物品、古书籍、茶叶史料、票证、私人钱庄钱票、婚书、契约文书、花鼓戏剧本，本地名人如“三周一叶”(周谷城、周扬、周立波、叶紫)档案，陶澍、胡林翼、黄自元等本地名人字画等一些档案资料。
这些反映本地传统文化的民间珍贵档案资料，在这些市场随意交易，也有专门的微信群和网站提供信息和供买卖。 目前，民间档案交易处于无监管状态，有价值的档案资料流失外地。 因此，迫切需要通过行之有效的途径，规范文物市场的交易活动，抢救性地将珍贵资料征集到国家公共档案馆保存，更好地传承和发扬本地文明。
二、民间档案征集工作遇到的困难
这些流落民间的档案资料，生动地记录着本地民俗、文明的兴衰繁荣，是本地文化的真实写照，是目前官方档案的重要补充，对传承本地文明有着非常重要的作用。 但是公共档案馆在开展民间档案征集工作时，遇到了一些困难。
1.缺乏征集民间档案立项依据和专项经费。 对公共档案馆而言，资金不足是制约民间档案征集工作的首要问题。 因为大部分地区暂无相关的法律法规，新修订的《档案法》中也无档案征集相关的条文，财政预算没有相关的立项依据，因此档案部门很难争取档案征集的专项费用。 目前，征集入馆的民间档案，大部分都是靠收藏者无偿捐赠或者寄存的方式存在。 资金缺少使档案馆无法通过购买的方式将价值较高、年代久远的珍贵资料征集入馆，只能目睹其被他人买走而束手无策。 尤其是在目前档案收藏热出现，档案所有者花费了一定的时间、精力和金钱收藏的档案，他希望得到市场交易的经济价值也是人之常情。 即使是捐赠给档案馆，档案馆给予一定的经济补偿也是应该的。 缺少资金支持，让档案征集工作难以开展。
2.档案征集队伍人员紧缺。 及时征集民间珍贵档案资料，如珍贵老照片、年代久远的婚书、契约、信件、账本、珍贵字画等，需要档案馆能够深入民间挖掘线索，实时掌握这些档案资料的流转现状。 从事本项工作的人员需要懂得一定的政治、经济、历史、文化、文物鉴定等专业知识，并且对本地的文化发展非常了解。 但是，目前馆内此类人员较少，对相关信息敏感度不够，对珍贵档案的价值了解不够，档案流向信息掌握滞后。 目前，大多是接收公众主动送到馆里来的族谱等，未积极主动开展征集工作。 而档案征集这一项职能，大部分是作为某个科室的多项职责其中之一，未能得到应有重视。 因此，公共档案馆开展民间档案征集工作，缺乏相应的人员队伍支持。
3.档案馆征集功能不为社会大众所了解。 因为传统档案来源和服务对象基本都是政府机关，因此作为文化事业单位的档案馆与图书馆、博物馆等其他机构相比，带有更浓的行政机关色彩，社会大众对档案馆的作用、职能了解不多。 所以，虽然公共档案馆拥有较好的保管珍贵纸质材料的场馆和保管条件，也有代为保管档案的职能，但因多种原因(如宣传不够、馆藏资源限制等)不为大众所知晓。 如一些社区改造，公众有心将家里的一些文献资料捐献，因不知道档案馆的相关职能，就先咨询博物馆、图书馆，档案馆错失征集良机。 虽然目前档案馆对征集档案的利用有专门规定和严格的流程，但不为社会公众所了解，导致因怕名人手稿、日记之类的档案资料隐私泄漏而不愿轻易将档案捐赠给档案馆。
4.民间档案处境堪忧，征集工作滞后。 民间档案形成之初，或因条件限制，或未考虑长久保存的需要，信息载体选择都是就地取材，如信封、破纸，甚至破布、瓦片等，如革命年代的信件，因此这些信息载体并不适合长期保存。 在不利于保存的环境(文物交易市场潮湿的环境、霉菌、虫蛀鼠咬、安全措施较低)中多次买卖交易、反复利用、随意翻阅挑拣买卖，这些因素让珍贵的民间档案处于危险的境地，其损毁破坏的速度也在加快。 若不加快征集工作步伐，这些珍贵的档案资料或流失去其他地方，或进一步被破坏或损毁，这将对本地文明传承造成不可挽回的损失。
5.征集工作竞争激烈。 随着文化的繁荣，各地兴建各种纪念馆、展览馆等，博物馆、图书馆、文史馆、方志办、纪念馆等政府机构也加大了征集力度。 同时，个人收藏爱好者、文物贩子开始收集民间档案，这支队伍也在不断壮大。 珍贵档案资料一出现就形成了多方竞争的局面，给公共档案馆的征集工作带来了很大的挑战，在一些政府机构还在为经费犹豫时，拥有雄厚资金的机构和个人就已经将档案资料买走。 一般来说，档案持有者自然愿意获得更多经济利益。
三、关于推进民间档案征集工作的几点建议
开展民间档案征集工作能丰富公共档案馆馆藏，抢救性地保护流失在民间的珍贵档案资源，并不断整合本地的文化资源，为后世留下宝贵的文化财富，具有非常重要的现实意义和长远价值。 建议从以下几个方面努力，推动本地区的民间档案征集工作。
1.制定出台《民间档案征集办法》，规范征集工作。 尽快制定本地区的《民间档案征集办法》(以下简称《办法》)，为民间档案的接收、征集、利用等提供政策依据和可行的操作办法。 《办法》要在档案有关的法律法规框架内，广泛征求博物馆、图书馆及相关文化部门和收藏界知名人士的意见，充分调研本地区民间档案的实际情况，在《办法》中对民间档案征集范围、保管、利用、公布、经费保障等作出明确的规定，让档案征集工作落到实处，有法可依，规范可行。
2.积极申请专项资金，纳入年度财政预算。 公共档案馆作为文化事业单位，是财政全额拨款单位，因此将民间档案征集工作经费纳入档案年度事业经费是保证档案征集工作每年顺利开展的重要保证。 财政支持是解决资金困难最主要的途径。 为获得相应的资金支持，档案局、档案馆要积极向各级党委、政府领导汇报民间档案现状，宣传征集民间档案的重要意义，争取档案征集专项经费纳入年度财政预算，为开展工作提供经费保障。
3.打造征集队伍，构建有效的征集网络。 民间档案征集是一项主动性和专业性都非常强的工作，珍贵的档案资料需要花时间精力去发掘和鉴别。 为保证及时获得信息，公共档案馆应成立档案征集工作小组，由分管领导担任征集小组组长，统筹民间档案征集工作。 明确由有一定专业基础、热心档案征集工作的专人来负责本项工作。 为改变档案馆人员力量不够的现状，可加强档案馆与图书馆、博物馆、收藏界名人之间的联系，借助一定的社会力量，组成一支遍布本区域甚至本省的民间档案征集队伍，成员间保持信息联络与互通，形成一个有效的档案征集网络。
4.积极探索创新模式，加大征集力度。 民间档案的征集也应与时俱进，不断创新征集方法。 针对不同档案寻求合适的解决办法，不断将珍贵档案征集入馆。
(1)部门合作，联合制胜。 图书馆、档案馆、博物馆等部门通力合作，信息互通，合力将档案资料征集到手，再根据档案材料的性质等协商存放单位及使用方法。 如一些文物类的资料，可由博物馆保存; 文献类的，图书部门保存; 信件书画类，由档案部门保存。 也可以由档案馆保存，其他部门合理利用，探索一条适合本地区的征集之路。
(2)以情动人，加强沟通。 珍贵的民间档案可能是世代相传，也可能是收集者穷尽一生精力的辛苦成果，因此他们对这些档案资料拥有非常深厚的感情，征集入馆需要工作人员能耐心了解前因后果，并有针对性地提出解决问题的办法，与他们真诚沟通，解决他们的后顾之忧，以情动人，以有温度的工作流程将档案征集入馆。
(3)复制档案，保存信息。 对于档案所有者暂不同意将档案交档案馆保管的情况，可以协商后对档案原件进行复制，档案馆在保存复制件的同时，将原件的保存地点、现状、联系方式记录清楚，方便以后再次联系。 对珍贵档案拥有者要保持联系，掌握实时情况，提供力所能及的帮助(如普及如何更好保存档案资料的知识，帮助其整理等)。
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(4)拓宽模式，加强宣传。 档案征集方式和方法可以多种多样，在征集过程中，档案部门可以不断尝试多种征集办法，对民间档案采取抢救式的征集。 对已经征集入馆的档案资料，通过网上展览、宣传报道、现场展示、编研挖掘等形式加大宣传力度，促进民间档案征集工作顺利开展。 档案馆要充分利用各种媒体，向社会广泛宣传民间档案征集工作的意义。
作者：曾艳辉
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