本文摘要：档案信息化指运用计算机、大数据、网络安全等先进科技手段，对传统载体档案资源进行数字化处理，对电子档案资源进行全过程管理，是以网络信息技术为基础，以复合型人才为依托，以档案管理法律、法规、标准为保障的档案工作信息化综合体系[1]。 随着社会科学
档案信息化指运用计算机、大数据、网络安全等先进科技手段，对传统载体档案资源进行数字化处理，对电子档案资源进行全过程管理，是以网络信息技术为基础，以复合型人才为依托，以档案管理法律、法规、标准为保障的档案工作信息化综合体系[1]。 随着社会科学技术的不断进步，信息时代已经到来，档案工作也应顺应时代发展要求，实现信息化管理。
一、发展档案信息化是大势所趋
1.顺应信息化时代发展要求。 信息科技不断进步，人类生活的方方面面、社会生活的不同领域都会应用到最新的信息技术手段。 就档案工作而言，信息技术深刻地改变着信息形成、收集、组织、管控、保管、传递和利用的各个环节，传统载体档案的数字化需求越来越大，新形成的电子档案数量也越来越多，档案工作的内外环境发生了深刻变化。 传统实体档案管理工作正逐渐向电子档案管理转型，不断推进档案信息化建设，特别是明确电子档案的地位和作用，已成为档案工作转型升级的必然挑战[2]。
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2.落实新修订《档案法》具体要求。 2020年6月，《档案法》修订，增加了一个章节的内容，对档案信息化建设工作提出明确要求，明确界定了电子档案合法要件、地位、作用、安全管理要求等事项; 对事业单位提出明确要求，要加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设; 要安全保存、有效利用档案数字资源。 这是《档案法》施行30余年来进行的首次修订，有力推动档案信息化建设工作落地实现[3]。 作为基层档案工作人员，学习新修订的《档案法》原文，落实好档案信息化建设工作要求，将成为未来一段时间开展档案工作的重要着力点。
3.保障传统载体档案资料安全。 对传统载体档案进行数字化处理后，可以对原始档案进行封存管理，将来再开展各项档案管理工作，都可不再动用原始档案，可以有效降低对传统载体档案的各种人为或自然损害，提高档案保管、存放质量，保障传统载体档案的实体安全[4]。
4.提升档案服务效率及服务水平。 社会发展节奏越来越快，人们的时间意识在不断增强，对于档案利用效率的要求也越来越高，都希望能够迅捷、及时地完成档案查考工作，并给出及时、准确的工作决断。 档案信息化会极大缩短档案形成周期，方便利用者查阅档案，同时大大节约档案管理者整理档案的时间、精力，从而更有效地提升档案服务能力及服务水平。
二、我单位档案信息化工作现状及存在问题分析
1.理解档案信息化建设重要性，但尚未制定工作发展规划。 我单位领导班子成员都比较年轻，理解并接受新鲜事物能力很强，因为单位一直重视档案管理，近几年已经认识到档案信息化建设的重要。 要求档案工作人员注重对日常形成电子档案的保存、管理，还要在力所能及范围内加强对传统载体档案的数字化处理。 但档案信息化是一项复杂工程，不是一个人或一个部门能够做好的，推进档案信息化建设需要综合考虑单位人力、物力、财力配备及单位整体发展规划等多方面因素。 目前，单位尚未制定档案信息化工作发展规划，不能有效调动各方资源参与到档案信息化工作中来。
2.能够很好完成传统档案管理工作，但档案信息化经验不足。 单位现有成熟的档案管理经验主要来自于对传统档案的管理，对档案信息化工作接触不多，研究也不够深入。 目前只是做到了对电子档案妥善保管，分阶段对传统载体档案进行数字化处理，尚未制定档案信息化相关工作制度、工作标准，没有配备档案信息化管理设备设施，档案管理系统与单位自动化办公系统及门户网站等也没有实现互联互通。
3.档案员多为兼职，专职档案员数量不足。 单位除在办公室设有专职档案管理岗位，其他科室档案工作均由兼职人员完成，兼职档案员仅能掌握基本的档案收集、归档要求，对档案信息化工作缺乏必要的知识及技能储备。 我单位有十余个部门会在日常工作中形成文书档案，且种类繁多、电子化程度不同，增加了后续对档案进行集中归类、处置、管理的难度。
4.教育教学经费需求量大，档案信息化缺少持续充裕资金支持。 我单位不是传统意义上的机关所属事业单位，而是一所综合性教育实体，既要配合行业主管部门完成行业培训、社会服务等教育职责，也要完成数千名在校生的全日制职业学历教育。 日常工作中，财政经费首要保障教育教学工作开展，而档案信息化建设需要在软硬件设施、人员配备方面支出较多费用，经费方面存在一定缺口。
三、落实新修订《档案法》要求，做好档案信息化工作
新修订的《档案法》专门用1个章节521个字对档案信息化建设工作提出要求。 落实新修订《档案法》要求，可以从以下几方面着手做好档案信息化工作。
1.加强宣传引导，将档案信息化纳入单位信息化发展规划。 一是除了让班子成员认可档案信息化工作的重要，还要争取单位中层干部及各科室档案兼职管理人员认可、支持档案信息化工作，积极争取将档案信息化工作列入单位发展十四五规划信息化发展部分，制定适合本单位发展节奏的档案信息化工作规划，明确总体建设目标、基本内容、组织体制、人员配备、资金投入、实施阶段等档案信息化工作具体内容。 二是要积极推进单位档案信息化管理系统搭建，早日实现与单位办公自动化系统、校园内外网系统等单位自有网络系统的有效对接，做到自有系统内增量电子档案直接归档。
2.打好档案信息化工作基础，逐步提高档案信息化水平。 一是要统一工作标准。 在充分学习档案相关法律法规规定，了解国内外档案信息化技术发展形势的基础上，制定档案数据存储规范及技术标准，实现电子档案管理规范化。 二是根据工作需要，有计划、有步骤地对单位存量传统载体档案进行数字化加工，生成符合标准的数字化档案，提高传统载体档案使用效率，提高单位档案服务水平。 三是不断完善档案室信息化设备设施，对档案室办公及作业区域进行合理布局，优化办公条件，更好地推进档案信息化工作落地实施。
3.建立档案信息安全保障体系，保障数字化档案资源安全。 一是要保障档案源头把控、归档数据处理、电子档案存储备份、数字化档案查阅分享等档案信息化工作全过程涉及的设备、设施及存储环境等符合档案安全管理要求。 二是对档案工作人员及档案利用人员进行法制、安全、保密、安全设备应用等培训，确保不会出现人为因素造成的档案信息失密、泄密事件。
4.加强档案人才队伍建设，培养复合型、高素养的档案工作人员。 档案工作专业性强，档案信息化工作对工作人员的综合素养要求更高。 一是单位应制定合理的学习、培训计划，针对档案工作人员开展持续的继续教育，加强档案业务人员业务能力培训，帮助档案人员掌握最新的档案信息化、计算机应用及信息安全等知识[4]。
二是针对单位业务部门多，档案类别差距大，且均由兼职人员负责档案收集、整理的情况，建议增加专职档案员与专兼职档案员沟通交流的机会，可以择机安排专职档案员到业务部门挂职锻炼，熟悉业务部门档案生成机制，以便后续设计建立单位档案信息化系统时更加有的放矢。
综上，档案信息化已经成为档案工作的一种发展趋势，档案信息化建设势在必行。 但我们也要清醒地认识到，实现档案信息化建设任重道远，档案信息化建设的实现并不会一蹴而就，必须结合单位实际，合理应用先进技术，有序推进工作开展，提高档案管理工作成效，使档案更好地服务于单位管理工作，促进单位管理水平不断提升[5]。
参考文献
[1]徐华，张敏，王顺.档案信息化建设实验教程[M].北京：北京师范大学出版社，2017：8-10.
[2]陆国强.为新时代档案事业高质量发展提供坚强法治保障[N].人民日报，2020-06-24(10).
[3]张杨欣.新修订的《中华人民共和国档案法》解读[N].中国档案报，2020-07-02(1).
[4]杨冬权.在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话[N].中国档案报，2013-10-18(1).
[5]邸攀峰.提升事业单位档案管理信息化建设的对策[J].办公室业务，2019(22)：64-65.
作者：杨 洋
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