本文摘要：退管档案是指退休人员人事档案。 随着时代的进步，人事档案服务应用也向数字化、信息化迈进。 2019年10月《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》的下发[1]，预示着退管档案社会化移交工作已经开启。 可对于年代跨度大、材料构成
“退管档案”是指“退休人员人事档案”。 随着时代的进步，人事档案服务应用也向数字化、信息化迈进。 2019年10月《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》的下发[1]，预示着“退管档案”社会化移交工作已经开启。 可对于年代跨度大、材料构成复杂且管理标准不一的退管档案来讲，既是一项挑战又是一项艰巨的任务。 于是，本文对退管档案社会化移交的前提条件进行了研究。
一、油田企业退管档案社会化移交面临的困难
油田企业退休员工人事档案一直以来由所在单位管理，档案数量庞大、人员构成复杂、跨年代跨地区管理标准参差不齐。 社会化移交的开展将面临以下难题。
1.“退管档案”情况各异，核准数据难度大。 随着油田企业的发展，企业队伍中的员工也陆续出现离岗经商、病退内养、买断内退等脱离企业的人员。 个别人事档案未能及时“随人走”，存在“有人无档、有档无人”和“一人多档”的情况。 个别存在各地区查无此人的“无头档”和“人事代理”的档案。 而管档人员的变换，也造成档案材料收缴不齐、转递不及时、档案案卷丢失的情况，影响信息的准确度。
2.“退管档案”年代久远，审核分类难度大。 退休员工档案形成时间从20世纪40、50年代到70、80年代时间跨度大，历经国家改革、档案材料格式、存档材料类别不断变化。 档案里存在相同材料不同版本、相同经历不同类别和相同事件不同材料的情况。 而国有企业招工进企、院校毕业的学生、军转干部、接班顶岗的家属等等人员构成复杂。 存档材料存在类别多、样式多、不应归档的材料多的“三多”情况，这给档案规范化整理过程中材料的鉴定分类带来一定困难。
3.“退管档案”材料质量参差不齐、数字化难度大。 因年代久远，存在档案材料纸张不同、装订方式多样、大小不统一的情况。 档案里目录叠着目录、材料存放前后颠倒、分类不清。 而档案中有绳带、缝纫机线和打孔装订的情况，刻意粘贴成册和订书钉装订的材料仍然存在。 有些早期形成的档案材料纸张泛黄、轻薄易碎、多孔多层，个别档案有插页、粘贴附页、附栏的情况，档案状况复杂，给数字化工作增加难度。
二、油田企业退管档案社会化移交工作实施中注意把控的几个环节
社会化移交的前提是档案规范标准、数字化清晰准确，而退管档案的规范化整理和数字化工作的开展，要符合辽宁省退管档案的移交标准，必须注意把控这几道关口。
1.校准信息，确保数据清晰准确。 退管档案中存在“人档不对账”“案卷不清晰”“人员重名”“一名多字”等情况。 因此，必须统一姓名、核准退休时间、规范流水编号，确保“人档统一”。 针对管辖区域广、人员构成复杂、数量大的实际，可以采取“代码”管理的方式，给辖区内所有退休员工每人一个自编码。 按照管理区域特点，将企业二级单位分成ABCDE五个片区。 组织人事部门、社会保险部门、离退休管理部门三大体系相互配合，通过“以档查人”和“按人找档”相结合的方式，逐个落实档案的去向、精准人员定位、校准基本信息，最终形成一份清晰准确的退休员工人事档案名册。
2.控制环节，确保案卷安全。 档案案卷清点出库、分组下发、中途管理、归还台账，各个环节都由专人管理，出入形成“闭环”交接。 建立《档案出入库登记台账》《档案分类标准》《不归档材料记录》和《档案盒销毁台账》等等记录。 做到档案出入库必有登记、分发个人必有借还，同时“日日有清查、周周有盘库”，档案回收入保密柜，带锁带监控，全程专人护送、专人负责，全力保障退管档案资料的安全不丢失、不泄露、不走样。
3.明细责任，确保规范化符合标准。 退休员工档案数量多、工作量大，应明晰责任和权力范围。 成立工作小组，采取“七人组”和“方阵法”的方式进行。 “七人组”每组七人，分别设裱糊分类、目录录入、校对装订、档案扫描、修剪裁图、重命名、审核上交七个岗位。 组长详细掌握每一本档案的转递过程、材料流转去向和工作进度，对不合格档案倒查责任人，整改落实。 这种方式明晰岗位职责，团队合作完成。 而“方阵法”则是将以上七个岗位分为七个方阵，每个方阵人数可根据工作进度随时调整，工作进度好把握，便于推进整体速度。
4.强化安全要求，确保案卷信息不流失。 参加退管档案整理的人员、场地、设备必须符合安全要求。 对人员进行安全教育，操作期间禁止带入手机、禁止外传信息，并对人员的三代亲属进行排查，避免整理各自亲属档案; 设备禁止上网，个人信息不得通过公共互联网传递[2]，资料传输使用专用“优盘”; 场地需安装摄像头，确保360度无死角监控，档案库房、整理室，设置出入门禁，禁止外人随意进入，防止人为破坏、擅自撕毁撤出材料等违规行为的发生。
5.注重方法，确保数字化工作效率。 面对“退管档案”目录信息庞大、扫描图片和后期加工难度大的现状，不断摸索工作规律，总结缺陷和不足。 为避免出现错误信息，工作人员挖掘办公软件功能，生成《目录检索校对工具》，采用图像批量处理软件和图片重命名办法，提高操作速度。 同时在人员分配上，采取单独扫描、专人修图，提升扫描速度，减少设备投入，提高工作效率。
三、退管档案社会化移交工作的建议
油田企业退管档案社会化移交工作的开展，既要符合年代特点，又要进行规范整理，符合数字化工作的需要，这给档案规范化整理提出了更高的要求。
1.退管档案是记载国有企业历史发展进程和个人成长历史的案卷，既有历史遗留问题，也有不同时代特点，所以为保留好历史遗迹，建议尽量保留档案原貌，不能随便销毁和撤出材料。
2.整理人员优选有责任心、有耐心、有人事档案整理经验的业务人员，并且必须经过“三个培训”，即档案规范整理、数字化工作和安全保密教育培训。 明确各自岗位职责，划清责任范围，清晰掌握档案整理标准和安全保密内容，让整理人员思想、行为上形成安全保密的意识。
3.谨慎处理旧档案盒和目录材料。 档案案卷整理后的所有废旧目录、重复材料和废旧档案盒要集中回收，在逐个翻查后才能集中销毁处理，防止因个人误操作而造成档案材料丢失。
4.对退管档案的所有数字化信息进行集中管理，注意防范网络风险，储存设备设置安全密码，避免人事档案信息的遗失。
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总之，油田企业退休职工人事档案管理社会化移交工作中，应当尊重历史、尊重材料本身，利用在退管档案规范化整理和数字化工作中总结出来的经验，反查在职档案案卷管理的缺点和不足，进一步提高在职人员的人事档案管理水平，为以后规范化整理和数字化工作打好基础。
参考文献：
[1]葛仁军，袁晓智.《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》解读[J].兰台世界,2020(5).
[2]武鹏飞.社会化管理企业退休人员人事档案工作的实践和思考[J].基层建设，2018(22).
作者：孙海静
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