签证智能化在电网工程项目档案管理中的可行性应用探究

　　摘要：档案签证是工程项目档案建设过程中衍生出的专有概念，特指参建单位已完成建设单位招标文件及合同中所规定的档案收集与整理任务，而获得的书面签字确认凭证，在工程项目档案建设中具有不容小觑的地位。随着“互联网+”战略的提出及信息化技术的发展，探索签证智能化在工程项目档案管理中的应用有助于明确责任主体、规范档案建设及提升办理效率。本研究以中国南方电网有限公司超高压输电公司所承建的乌东德电站送电广东广西特高压多端柔性直流示范工程为例，分析了传统档案签证面临的困境和问题，探究在政策法规日益完善、信息技术大力发展的背景下，签证智能化在工程项目档案建设中的可行性、应用路径及预期效益，以期为电网工程项目档案签证的智能化办理提供思考与借鉴。

　　关键词：签证智能化;电网工程;工程项目档案;可行性应用

　　0引言

　　工程项目档案是工程项目建设的重要组成部分，对于工程项目实施、完善与改扩建具有重要的凭证与参考价值。在长期的工程项目建设实践中，我国企业依据工程项目的周期及建设特色，形成了专门的工程项目档案管理办法[1]，针对工程项目档案的前期阶段、设计阶段、施工阶段和竣工阶段等环节提出了相应的档案管理要求。

　　工程项目档案竣工验收即为竣工阶段中的关键内容，是工程项目档案建设的重要组成部分。早在2006年6月14日，国家档案局与国家发展和改革委员会就印发了《重大建设项目档案验收办法》(档发〔2006〕2号)，强调“未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收”，指明了工程项目档案验收的重要地位，并对工程竣工验收工作提出了具体规定。

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　　竣工验收签证是工程项目档案竣工验收环节所产生的特有概念，指在工程完工后，由设计方、监理方、施工方和建设方四方代表经现场考察，检查工程建设和试运行情况，听取施工、监理、建设单位管理工作报告后开具的相关证明，是工程完工初检质量合格的凭证[2]，对于工程结算和工程验收具有重要价值。档案签证的概念源于工程竣工验收签证。由于电网工程大多具有空间跨度大、建设周期长、参建单位多等特点，传统档案签证工作中纸质档案需在相关部门多次流转，办理流程繁琐。随着电子签名、时间戳等技术的发展以及电子文件法律效力的明确，通过互联网在线办理档案签证成为一种行之有效的解决途径。

　　通过将物联网、大数据、人工智能等技术与档案签证相结合开展“签证智能化”建设，有助于规范签证行为、加快签证处理进度，推动验收工作的顺利开展，实现对工程项目的精细化管理。因此，本研究以中国南方电网有限公司超高压输电公司(以下称为“超高压公司”)乌东德电站送电广东广西特高压多端柔性直流示范工程(以下简称“昆柳龙直流工程”)为典型性案例，对签证智能化在电网工程项目档案中应用的可行性以及在试点过程中的应用情况予以阐述与分析，以期为同类电力工程项目档案签证实现智能化提供参考与借鉴。

　　1概念梳理：基于档案签证的相关分析

　　“档案签证”概念是在借鉴“工程竣工验收签证”[3]的基础上提出的，也可称为“档案竣工签证”。工程竣工验收签证是在建工程完工后，提交审计方前的第一次完整的分部分项验收，也是工程完工初检质量合格的凭证。竣工验收是竣工结算的前提，建设方需对施工方报送的证明材料、审批文件以及技术资料进行初检并上交。建设工程竣工验收是一个动态过程，而竣工验收签证则是对该过程的一个确认证明。与工程签证[4]所界定的“按承发包合同约定，一般由承发包双方代表就施工过程中设计合同价款以外的责任事件所做的签认证明”不同，竣工验收签证不涉及工程变更事项，只是作为一种验收确认凭证。

　　尽管工程签证和竣工验收签证为不同工程阶段的产物，在工程建设中侧重点有所不同，但二者均是对工程建设过程中实际情况的反映，均具有凭证作用。档案签证是参建单位已完成建设单位招标文件及合同中规定的档案收集与整理任务后获得的书面签字确认凭证，该凭证的出具需要工程项目档案在完成内部验收、移交项目部审核后，由公司办公室验证、核实并盖章出具《竣工档案签证书》。档案签证涉及一系列流程，其核心成果——《竣工档案签证书》是档案自查、监理单位检查的关键依据，也是公司进行合同款支付的前提条件。

　　2传统档案签证在电网建设项目档案管理中的应用及存在问题

　　超高压公司作为电网行业发展的典型性代表，其所承建的昆柳龙直流工程是世界首个特高压多端混合直流输电工程，也是目前南方电网输送容量最大、技术难度最大、工程投资最大的直流输电工程，对于电力行业发展具有重大科技示范效应。因此，以超高压公司作为典型性案例开展研究，探究其传统档案存在的问题及档案签证智能化的可行性，对同类企业开展档案签证工作具有重要的参考价值。

　　2.1传统档案签证在电网建设项目档案管理中的应用分析

　　为有效监控工程项目档案的质量，昆柳龙直流工程采取了较为严谨、繁琐的签证步骤与流程，并贯彻主体责任制的原则要求，将责任落实到具体部门。

　　超高压公司在《超高压输电公司电网建设项目档案业务指导书》和《乌东德电站送电广东广西特高压多端直流示范工程档案工作规划》中对档案签证的流程、办理材料进行了明确规定，要求职能部门在完成档案整改并向项目部移交档案后，收集、整合档案，编制相关档案签证表，并由办公室检查、接收档案，签发档案签证书。超高压公司在管理规范中强调了档案签证具体的步骤、流程及相关签证文件的办理要求，要求参建单位在最终获得签证书之前，填写参建单位自检意见、监理单位验收意见、项目分部意见、项目部意见、运行单位意见及档案验收小组意见，并进行签字及盖章。由此，签证签发前，档案需要经历上述相关单位或部门的多次检查，且各单位检查的侧重点有所不同。

　　参建单位档案自检为基础的全面性检查;监理单位检查重在审查档案是否真实、完整、准确;项目分部注重内部验收前后整改闭环文件的核查和双质对照的审查;各局和运行单位检查则侧重于分类的科学与系统性。在上述签证文件办理过程中，纸质档案在各单位间流转，并因负责人间断性外出、请假等情况，产生负责人签章盖章不及时等问题，因此降低了签证文件完成的效率，并增加了参建单位签证办理的时间与人力消耗。此外，在传统的档案签证管理模式中，签字和盖章均依赖于档案人员的手工操作，漏签、错签、代签现象时有发生，影响签证的真实性和完整性，无法很好地适应现代档案高效管理的目标要求。

　　2.2传统档案签证在电网建设项目档案管理中存在的问题作为工程项目活动中形成的重要凭证材料，档案签证在工程项目档案管理中具有较为广泛的应用，对工程项目档案管理质量控制体现出重要作用。根据《乌东德电站广东广西特高压多端直流示范工程档案工作规划》，工程项目档案经归档审查合格后，由办公室签发《竣工档案签证书》。各参建单位只有在完成档案签证流程后，才能获得合同尾款。通过将项目文件、收集、整理及归档纳入到参建单位责任制，实现了对工程项目文件全过程质量管理[5]。但在长期的实践应用中，传统档案签证产生了一系列的问题与难点。

　　2.2.1签证资料真实性有待考证签证资料真实性保障问题是电网工程项目档案管理中一大常见问题。尽管工程项目建设均有监理单位对工程质量、进度和投资进行控制，并对项目资料进行监督检查。但在实际工作中，仍存在着档案签证把关不严的问题，如未对工程项目资料的同步编制进行监督，未核实档案资料的真实性和可靠性，“先施工、后签证”等现象时有发生，导致签证资料无法真实、完整地反映工程建设的实际情况[6]。

　　2.2.2签证资料完整性难以保障作为工程项目建设活动中形成的原始记录，档案签证要求能够完整、全面地反映工程项目施工的全过程，以供日后查看利用。然而，在工程项目建设过程中，由于“重项目、轻档案”的观念影响，加之档案管理人员大多并未实施跟进各个项目，导致档案管理工作滞后于工程项目建设，许多项目档案未及时收集并进行归档，因此工程项目档案存在内容不完整、材料不齐全等问题[7]。此外，部分工程项目由于建设周期长，加之档案管理人员有所变动，未能严格落实档案工作交接，为工程项目档案签证的完整性带来一定的挑战。

　　2.2.3签证资料规范性尚待提高依据超高压公司制定的相关管理办法，一定程度上规范了档案签证工作的落实，然而由于涉及单位较多，加之档案管理人员重视不足，部分签证资料仍存在规范性差的问题。一是内容不规范，部分签证用词不准确、模棱两可，导致内容描述不够详尽，为后续流程带来困难[8];二是书写不规范，部分重要材料用铅笔、纯蓝墨水等书写，与竣工资料归档要求不符[9]，有部分签证材料中存在随意涂改、字迹潦草等情况[10];三是格式不规范，原始施工验收签证资料未按开工前统一规定的内容和格式所进行，导致资料格式不统一、不规范，不便统一装订组卷[11]。

　　3签证智能化在电网建设项目档案管理中的应用探究

　　3.1签证智能化在电网建设项目档案管理中的理论探究

　　超高压公司根据电网工程特点及已有电网建设项目档案信息化应用经验，结合工程项目档案签证管理中的薄弱环节，提出了“签证智能化”的概念。签证智能化是在信息化时代背景下，将传统档案签证与新兴技术相结合所衍生的重要概念，主要侧重于解决工程项目建设过程中竣工验收档案签证产生的办理流程繁琐等问题。相较于传统签证侧重于手工作业，档案签证智能化更加强调数字技术在档案签证中的应用。

　　签证智能化主要是利用在线形式接收与管理签证申请，实现其流转和审核，它改变了传统的档案签证在“项目分部——项目部”“物流公司——项目部”“项目部——公司办公室”等各部门之间分层级递交及审核的形式，由各单位通过在线形式发起签证申请，相关部门根据工程项目档案审核系统的结果决定是否同意申请、办理签字盖章手续，并向办理单位反馈成功签证的消息;若审核未通过，则反馈整改意见至相应责任方端口，再次修改后提交。签证智能化提高了工程项目档案验收效率，同时也避免了档案漏签、误签及错签所导致的人员往返递交材料等问题，节省了人力与时间成本。

　　3.2签证智能化在电网建设项目档案管理中的可行性分析

　　3.2.1政策法规建设为签证智能化提供依据签证智能化实现了纸质签证的电子化管理，涉及到电子作业单的法律效力问题。2004年中华人民共和国第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议颁布了《中华人民共和国电子签名法》，明确了电子化数据可以作为法律认可的依据，为网络信任体系建设提供了法律基础。新修订的《中华人民共和 国档案法》首次以法律的形式肯定了电子档案与纸质档案具有同等效力，为电子档案的发展提供依据。

　　此外，超高压公司内部也提出了一系列制度政策，为签证智能化的实施提供了具体的参考，如《超高压输电公司电网建设项目档案业务指导书》等文件中明确提及关于签证智能化的相关规定及意见，为档案签证的发展提供指导。依据相关法律法规指示，利用在线签证平台实现业务的在线办理，有利于推动办公自动化、信息化建设，提高业务效率、降低人员成本，推动工程项目建设的发展。

　　3.2.2信息技术成熟为签证智能化提供条件互联网、数字签名、电子签章及自然语言处理[12]等技术的成熟，为签证智能化建设提供支持。档案签证智能化将传统的档案签证与电子化平台相结合，利用数字签名和电子签章技术开展签证业务的办理。随着PKI技术[13]的成熟及数字签名技术、电子签章技术的发展，实现了非对称加密算法的应用，强化了签证智能化中文件签署、签证申请表的办理的可靠性与可信性，管理人员可以利用有效电子签名查询签署办理人员，增加了利用智能化平台办理签证业务的认可度。再者，利用在线签证平台，档案管理人员可以实时进行查阅与监督，减少因档案材料在签证过程中流转所涉及的大量签字盖章造成的一系列问题，更好地实现工程项目档案的科学化管理及签证的智能化管理。

　　4结语

　　本研究探究了签证智能化在当前政策与技术背景下的可行性、创新性与突破性。依据签证智能化平台进行档案签证的申请、审批与签发，不仅能够有效提升签证审批的效率，也为工程项目档案的精细化管理提供了有效途径。签证智能化平台在最终推广应用前需要经过试点验证、评估等一系列过程，以探索签证智能化平台应用效果与存在问题，为进一步优化平台功能，扩大应用范围奠定基础。相信随着人工智能、物联网、电子签章等技术的大力发展，相关法律法规及企业规章制度不断健全，签证智能化将不断完善与进步，从而有效克服当前竣工档案办理的问题，更好地促进工程项目档案管理的规范化与智能化。

　　注释与参考文献

　　[1]梁浩.谈工程档案归档验收工作的几点建议[J].山西档案,2009(S1):48-49.

　　[2]王振兴.建设工程竣工验收应具备专项验收条件的论述[J].安徽建筑,2014(5):78-79.

　　[3]郭文清.如何做好建设项目档案管理工作[J].山西档案,2012(S1):139-140.

　　[4]刘运兴.我国建设工程施工合同法律责任问题研究[D].兰州大学,2017.

　　[5]周小玲.智能化工程施工签证规范化管理策略探究[J].建材与装饰,2015(46):156-157.

　　[6]朱品红.建设工程项目资料管理工作的思考[J].城建档案,2012(8):53-54.

　　作者：刘春培1刘茜1陈慧2南梦洁

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