本文摘要：【摘要】远程网上招生是借助信息技术在网络上招生，是一种新型的招生方式，相较于传统线下招生模式效率更高。 由于远程网上招生所有资料都有电子记录，因此这种方式更透明，录取过程更加公平公正。 所以无论是从节约招生录取成本的角度，还是从招生过程的公平化角度来
【摘要】远程网上招生是借助信息技术在网络上招生，是一种新型的招生方式，相较于传统线下招生模式效率更高。 由于远程网上招生所有资料都有电子记录，因此这种方式更透明，录取过程更加公平公正。 所以无论是从节约招生录取成本的角度，还是从招生过程的公平化角度来说，远程网上招生工作都值得被广大高校推广应用。
【关键词】高职院校; 远程招生; 档案管理; 研究
电子档案的管理是学生档案管理规范化发展的一大突破，有效解决了纸质档案管理中存在的大部分问题。 档案管理电子化不仅可以更加高效地管理学生档案，还可以对学生档案进行动态追踪和在线更新。 后期学生档案转移也更方便查找，并且能够做到档案迁移轨迹追踪，所以不管是对于学生还是学校来说，电子档案管理都更加科学。 但是电子档案管理可能存在计算机系统漏洞的问题，增加了信息泄露的风险，因此在应用时还需要提高电子档案信息管理防火墙技术。
档案管理论文： 试论如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理
一、高职院校远程招生的优势和需要解决的问题
(一)远程网上招生工作的优势。 高职院校的远程网上录取工作主要是先把考生档案通过计算机上传到招生系统中，由各个学校在线调档读档，最后直接对满足招生要求的档案在线录取。 这种模式大大减少了人工查阅纸质档案的工作量，避免手动填写录取信息的工作过程，从而提高了高职院校招生录取工作效率。 网上招生的流程都有电子记录，招生政策和录取信息也都是公开的，所以更加公平公正。
远程网上招生信息公开，便于全民监督，也能提高社会对招生工作的认可。
(二)远程网上招生录取工作需要解决的问题。 考生录取工作关系到万千考生和家庭，一旦发生事故不仅会导致考生的辛苦付诸东流甚至可能会导致社会性问题，造成的损失和恶劣影响不可估量。 因此高职院校的远程网上录取工作必须要零出错、零风险。
首先，考生档案的上传过程中由于信息琐碎，工作量大，很容易出现信息录入出错的情况，所以需要提高信息采集技术和电子化技术。
其次，鉴于远程网上招生工作模式特性，需要参与招生录取工作的相关人员熟练使用计算机。 所以对相关工作人员的严格选拔和技术培训的加强都是必要的。
最后，所有学生档案都要上传至招生系统，从初始的档案录入到系统数据存储，录取中的调档和读档，学生档案几经传输存在泄露风险。 所以，存储档案的系统必须要保障安全，建立多重安全防火墙，保证信息不被网络病毒和黑客攻击而导致泄露。 除了提高信息安全技术外，还需要对相关工作人员信息和系统网站信息严格保密。
二、学生电子档案管理的内容
高职院校远程网上招生录取电子档案的管理主要是指从考生档案电子录入，到系统上传管理，以及高校招生时调取档案阅读档案和录取结束之后的档案封存的全流程管理。
初期档案信息电子录入是一项庞大的工程，需要确保准确无误。 招生系统的档案管理工作主要是指维护系统安全和稳定运行，不需要档案的具体管理。 在读档和后期档案封存都是要保证档案信息安全，防止因系统或者人为原因导致的信息泄露。 相较于传统的档案管理模式，电子档案管理不仅可以实现线上动态管理，档案痕迹便于查询，提高相关工作效率，还可以节约档案管理的经济成本。 例如，几十万份的考生档案，如果靠纸质运输存管，很容易出现错投的工作疏忽，录取查阅工作效率也低，录取工作周期长成本高。 而采用电子档案管理，信息直接在线传输，考生档案查阅方便，且每一次对档案的工作记录都会在计算机系统留下痕迹，后期查阅非常方便，提高了档案的流动性。 线上录取工作中，所有的档案管理工作都是按照固定统一的计算机程序运行，不存在人为控制或者修改的可能性，保障了录取工作的公平公正。
三、远程招生录取电子档案管理注意事项
(一)加强信息采集技术。 电子档案的录入工作量大，涉及的信息复杂，所以要求在数据采集阶段就要进行全面精确的记档。 例如，考生的个人考试成绩、获奖信息以及体检信息等，需要都更新完成才能进行下一步的工作，因此信息采集技术和相关工作效率都需要同步提高。 考生的信息不一定要在最后一次性归档，可以在每一项工作完成之后同步建立电子档案，最后由招生办统一进行信息采集。 另外，为了保障考生信息安全和防止信息丢失，还需要在录入系统之后进行电子备档，每次更新之后同步更新备档信息。 学生电子档案传输和查阅，不能随意处置，需要严格按照要求规范流程，对相关工作人员的权限进行明确规定并在每一个环节都设立监管，保障学生信息不会发生被不明人员修改或者丢失的情况。
(二)完善电子档案管理制度。 电子档案管理涉及的数据量大，数据信息安全至关重要，所以完善的制度管理非常必要。 对于高职院校的远程网上录取工作来说，几乎所有的数据参考都来源于线上档案，为了适应网上录取的发展，完善的电子档案管理也必须得到充分重视。 电子档案管理的系统化规范化不仅是学校的工作，也需要有关部门规章制度的约束和社会的支持。 学校在实际应用中，也要结合自己的实际需求和自身情况，落实具体责任的同时配合招生办的监督。 招生办和学校要各自明确自身责权，在相应规范的约束下，公平公正地完成远程线上录取工作。
招生录取工作需要在特定的时效内完成，所以学校在进行准备工作时就要准备好备用计划，防止因突发事件导致的工作延迟或者停滞而影响录取工作顺利进行。 例如，远程网上招生录取工作离不开计算机操作，如果发生断电或者网络通信中断的情况，学校应该立即启用备用电源和备用网络信号，保证按计划完成招生工作。
另外，大量的档案数据管理，对计算机的存储和系统运行都有要求，所以学校要提前检查相关设备，并准备备用机器。
(三)电子档案与纸质档案双重管理。 高职院校远程网上招生工作的主要参考文件就是学生的电子档案，但是仍然不能百分百保障电子档案不出错或者信息不出错。 所以在实际招生工作中，不能完全摒弃纸质档案的使用。 另外，电子档案都是固定格式，对于考生的特殊信息记录可能存在不完整的情况，而纸质档案就可以避免这种现象的发生。 所以综合电子档案应用的同时，应配合纸质档案进行信息补充，从而达到学生档案管理的完整性。
(四)加强相关人员的管理。 考生档案管理工作直接关系到学生的招生录取，其重要性不言而喻。 所以，除了加强工作人员相关专业技能培训、提高工作人员的操作能力、还需要对相关人员进行规范化管理。 例如，远程招生录取现场，招生工作人员之间应尽量避免直接交流，防止出现信息泄露，如果工作遇到问题需要咨询，可以统一上传至系统，由专门人员专职处理。 另外，对于所有有权限接触电子档案的工作人员，必须加强信息保密培训，同时对相关工作人员的信息对外保密，防止出现有心人钻漏洞的情况。
高职院校的招生工作每年都要进行，电子档案的管理工作烦琐，所以高校的招生工作也需要有大量人才的不断更新。 因此，高职院校的日常工作要注意招生专员梯队的培养，保证正式开展远程录取工作时有充足的人力可用。
保障电子档案安全的管理工作离不开有效的监督，所以对于线上招生录取的档案管理的监督岗位的人员也需要专门进行培训和管理。 比如，监督管理人员和招生录取人员以及档案录入人员不能有利益关系，除了人员的外部管理制度，还要对每一个工作人员进行必要的背景调查，确保档案管理工作公平进行。
(五)专职技术小组。 由于电子档案管理主要依靠计算机完成，而远程线上招生也离不开计算机应用，所以招生和档案管理过程中都离不开专业的计算机技术人员。 如果在招生录取工作中出现设备问题，招生工作人员不能处理好，这时就需要专业的技术人员来做维护和维修。 如果系统不能及时工作，势必会影响招生工作的顺利进行，严重的还可能导致全线工作停滞，因此在招生录取和电子档案管理过程中设置专门的技术小组是非常重要且很有必要的。
四、结语
远程网上招生录取工作是当下招生工作的重要形式之一，已经被广泛应用，随之产生的电子档案管理工作也是招生工作的重中之重。 鉴于我国考生人数多，录取工作量大，因此在远程网上招生的电子档案管理中必须要保障每一步的信息安全。 对于广大高职院校来说，网上招生录取工作需要学校加强相关工作人员的职业技能培训和信息保密监督。 招生录取工作关系到千千万万考生和家庭，对整个工作的监督和支持是每个公民都应该做的。 招生录取工作的公平公正，电子档案的安全管理不仅是学校的工作，也是社会问题。
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作者：陕西航空职业技术学院 侯晓辉; 曲阜师范大学日照校区图书馆 初亚平
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