档案数字资源统计方法研究

　　随着信息技术的发展，在存量方面，馆藏传统载体档案数字化及机读目录著录工作使档案馆积累了丰富的档案数字资源。在增量方面，电子档案等档案数字资源的接收进馆逐步形成常态。档案“收管存用”各环节逐步由实体管理转向信息管理，由线下操作转向依托数字档案馆的线上操作。

　　作为档案统计工作的一个重要部分，作为数字档案馆的一项重要功能，对档案数字资源进行统计，有利于摸清馆藏档案数字资源底数，了解对档案数字资源开展接收、存储、管理、利用等工作的总体情况，提升档案业务规范化水平。笔者结合北京市档案馆数字档案馆建设以及馆藏档案数字资源情况，详细研究了数字档案馆中档案数字资源统计工作的方法，就统计对象、统计数据采集来源、统计步骤、统计报表的设计进行了探索。

　　统计对象及数据来源

　　1.统计对象档案数字资源的统计对象包括两类：一是档案数字资源的统计，包括数字副本、电子档案、机读目录等;二是对档案数字资源开展接收、存储、利用等工作的统计。

　　2.数据采集来源

　　一是数字档案馆档案数字资源库。这里既存储着机读目录、元数据等结构化数据，也存储着数字副本、电子档案原文等非结构化数据，是对档案数字资源进行统计的主要依据，也能通过纵向对比反映出一段时间内档案业务工作的开展情况。

　　二是数字档案馆业务过程库，目前处于设计建设阶段。这里将记录对档案数字资源开展接收、鉴定、解密、迁移、格式转换等工作情况，能据此统计出对档案数字资源开展有关业务的情况。

　　三是业务过程中建立的有关台账。这些台账是一段时间内有关业务工作情况的直接反映，可以为统计提供全面、系统、准确的基本资料。三个来源的数据相互补充，相互印证。

　　统计步骤

　　1.梳理资源及业务

　　随着数字档案馆的建设使用以及档案数字资源体系的建立，档案数字资源的类型、结构更加多元化，围绕档案数字资源开展的各项线上业务更加复杂。统计的第一个步骤是对数字档案馆中的档案数字资源结构及有关业务进行梳理，做到心中有数。

　　目前，北京市数字档案馆档案数字资源可细分为：文书档案，按年代分为明清档案、民国档案、革命历史档案、中华人民共和国成立后档案;专门档案，包括会计档案、婚姻登记档案、诉讼档案、房产档案等;专题档案，包括招工、知青、学籍、劳模等;特殊载体档案，包括纸质照片档案、录音档案、录像档案、实物档案。

　　电子档案，包括文书电子档案、数码照片档案、录音类电子档案、录像类电子档案等，并按此分类对档案数字资源进行分库存储和管理。这些档案基本都在对应的机读目录或元数据中标识了开放状态、密级、解密标识、保管期限等信息，也记录了原文的文件格式、数据容量等信息。

　　根据这些已有基础数据，能够统计出档案数字资源的类型、数量、数据容量、文件格式、开控情况、涉密情况、保管期限设置情况等，也能通过纵向对比统计出一段时间内开展数字化、开放鉴定、解密等业务工作的情况。围绕档案数字资源管理开展的业务有接收、迁移、格式转换、定期检查、备份、发布、利用等，这些业务主要依托数字档案馆开展。

　　其中，数字档案馆业务过程库将记录主要业务行为的对象、时间、人员、工作内容等信息。有关台账将包括：档案数字资源入库登记，按入库来源分为接收、征集、数字化、编目、开放鉴定、解密等;出库登记，按出库用途分为编目、解密、开放鉴定、编研、利用等;发布情况登记，包括专网利用平台、因特网开放平台、政务外网跨馆利用平台等;检查情况登记、迁移情况登记、利用情况登记等。根据这些基础数据，能够按照时间、业务类型、工作人员等维度对有关业务过程进行统计。

　　2.设计统计报表大纲

　　(1)按照不同维度对档案数字资源情况

　　进行统计的报表可按照数字档案馆档案数字资源库实际建库情况，分库进行统计，全面精细地体现馆藏结构及馆藏数量。还可根据需求按照其他维度进行统计，通过从不同维度进行统计，便于从不同角度认识馆藏。

　　例如，可按照时间维度分明清档案、民国档案、革命历史档案、中华人民共和国成立后档案进行统计;可按照保管期限分永久、长期、短期等进行统计;可按照开控标识分开放、敏感、原控、控制等进行统计;可按照内容分为文书档案、科技档案、照片档案、录音档案、录像档案等;可按照涉密情况分为绝密档案、机密档案、秘密档案和非涉密档案;可按照发布平台分为因特网开放平台、政务外网跨馆利用平台、专网利用平台、专网长期保存库平台等进行统计。

　　后几种统计方法要整合考虑不同数据库中的资源，需要在熟悉馆藏的基础上确定准确的计算方法，并且要避免出现缺项、漏项、交叉、重复的现象。除了对档案数字资源现存情况的统计，还应设立横纵结合的统计项目，反映馆藏档案数字资源的发展变化情况。

　　(2)按照业务类型对业务过程进行统计的报表

　　报表应能反映一定时期内对档案数字资源开展接收、迁移、格式转换、定期检查、备份、发布、利用等工作的情况。如按照文书、照片、录音、录像的分类统计本年度档案数字资源接收的数量及数据容量;统计本年度机读目录入库的条目数，以反映编目工作成果量;统计本年度开放鉴定数据的入库条目数，以反映开放鉴定工作成果量;按照利用目的、利用者类别、档案的时期分别统计本年度档案数字资源利用情况等。

　　3.细化统计指标

　　构成档案数字资源统计指标的要素包括指标名称、计量单位、计算方法。科学的统计指标的设计是一项复杂的系统过程，指标名称、计量单位及计算方法的设定要符合档案及档案工作的实际特点，充分考虑到管理和研究的需求。统计指标要与档案工作中一定的数量特征联系在一起，如用“机读目录数量”作为反映档案馆现有机读目录情况的统计指标，用“调卷量”作为反映提供利用的统计指标。

　　计量单位的设定要切合经验和实际，如北京市档案馆以“页”为粒度开展数字化扫描，数字副本数量的计量可以“页”为单位;而电子档案以“件”为单位进行管理，故电子档案数量的计量宜以“件”为单位。计算方法的确定，要在充分调研数据现状的基础上综合考虑，例如统计中华人民共和国成立后档案的数量，需要整合考虑传统文书档案、电子档案、录音档案等不同数据库，找到其中的年代特征，跨库进行计算。

　　统计指标有总量指标、相对指标和平均指标等。总量指标如机读目录条目总数、电子档案数据容量、利用者人次等，是反映档案及档案工作总体规模的。相对指标是两个指标相比较的结果，可以用分量和总体相比较说明总体的构成情况，例如机读目录的开放比率，涉密档案的解密比率;可以用同一指标不同时期数值的变化说明发展情况，例如电子档案接收数量的变化趋势。平均指标是某个数量的平均水平，如平均每个工作日利用者数量等。

　　4.统计及核验

　　设计好统计报表和统计指标后，下一步是将其固化在数字档案馆中，根据计算方法实现统计功能。一个设计良好的统计系统，不仅仅是数据表格的罗列，还应以直观的图形形式展现数据，如用折线图描述趋势，用条形图描述对比，用饼状图描述总分关系。

　　生成统计报表后，要注意核验有关数据，特别是要验证多个统计报表、多项统计指标之间的逻辑关系。例如涉密档案和非涉密档案的数量之和应与档案数字资源总量保持一致，电子档案数量的变化应与电子档案接收工作情况相对应。

　　5.综合分析

　　分析是统计工作的最后一步。它对统计数据进行整理、分析而得出最后的统计成果，融合数据、情况、问题和建议于一体，既有定量信息，又有定性信息，是统计的精髓及目的所在。统计分析工作的前提是要熟悉档案和档案业务，这样才能根据统计数据形成科学严密的观点。

　　分析时应采用定性分析与定量分析相结合的方法，将理论、经验和数据相结合，真实、准确地反映档案业务工作的规律、特点和存在的问题，对档案工作做出有力指导。问题及探讨档案数字资源统计工作还存在一些问题，例如统计基础薄弱，一些信息没有准确规范登记;统计系统比较简单，只能实现部分数据汇总功能，难以进行有效的分析展现;分析工作不够深入，没有把“数据”提炼成“观点”。

　　由此，可以从以下3个方面加强工作：

　　1.加强档案工作的标准化规范化建设这是做好档案统计工作的前提。档案统计涉及档案工作的全过程，是档案各环节工作情况的量的反映，各环节工作是否及时登记，成果是否标准规范，直接关系到档案统计工作的质量。要扎实做好各项基础工作，确保档案统计工作的准确性。

　　2.完善信息系统功能这是实现档案统计工作现代化的有力支撑。目前，档案数字资源的存储和管理多依托于数字档案馆，实现了自动化、系统化，统计工作也不例外。要完善系统功能，根据统计需求进行倒推，实现档案各环节工作的记录，建立电子台账，积累基础数据，并对基础数据进行计算、汇总、分析和展现。要加强大数据技术、数据挖掘技术、数据可视化技术在统计分析工作中的应用。

　　3.加强以统计为基础的分析工作档案数字资源统计工作要以统计数据为基础，进行横向和纵向对比，开展多维度的客观、全面、科学的分析，找出档案工作中存在的问题和规律，发挥好统计工作的参谋作用。

　　档案方向职称知识：如何申报档案职称

　　档案职称分为好几个等级，从初级职称、中级职称、高级职称到正高级职称，其中要满足相应的学历、资历条件以及业绩成果和学术论文条件才能顺利晋升，由于职称等级的不同，对于各方面的学历要求也不同，其中论文、著作条件是一项需要花费较长时间来提前准备的工作，所以这里针对申报各级档案职称的论文、著作条件进行归纳整理。

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