本文摘要：全国污染源普查是重要的国情调查，目标是通过大力开展入户调查全面掌握各类污染源在不同区域、流域的排放现状，摸清不同行业各类污染物的排放情况。 第二次全国污染源普查自2017年9月开始至2020年10月圆满完成，经历了前期准备、清查建库、入户调查、总结表
全国污染源普查是重要的国情调查，目标是通过大力开展入户调查全面掌握各类污染源在不同区域、流域的排放现状，摸清不同行业各类污染物的排放情况。 第二次全国污染源普查自2017年9月开始至2020年10月圆满完成，经历了前期准备、清查建库、入户调查、总结表扬四个重要工作阶段，全省各级普查机构产生了大量有重要价值的数据资料及文件材料。 此外，由于档案收集、整理专业性强，部分县区工作人员存在不能按档案整理标准要求对工作产生的纸质档案进行规范整理归档的情况。 基于此情况，云南省最大程度地利用现有的电子信息化手段，在第二次全国污染源普查清查系统的基础上自主开发了第二次全国污染源普查电子档案系统(以下简称“电子档案系统”)，力求解决纸质档案的存储问题，实现普查成果的共享与应用。
一、电子档案系统架构简述
云南省第二次全国污染源普查电子档案系统以国务院第二次全国污染源普查领导小组办公室开发使用的第二次全国污染源普查清查系统为基础，搭建在云南省环保专网上供全省16个州(市)、129个县(区、市)使用，按地区及行政层级划分使用权限。 省级可查阅下载全省各级档案内容，市级可查阅下载辖区内档案内容，县级仅能查阅下载本区域内档案内容。 为保障档案安全性，每个普查机构仅使用一个账号密码。 电子档案系统分为普查机构档案、普查对象档案及普查电子档案上传情况概览三大部分，按档案内容设置多个子目录，档案管理人员对应子目录中不同栏目上传已规范化整理的档案资料。
较之繁杂的纸质档案，电子档案系统通过搜索精准迅速地查找需要的文件，实现文件档案的长期保存。 而普查对象档案这一部分实现了污染源基本信息的快速查询及汇总，推进污染源基础信息数据格式的标准化及代码化，避免了不同业务部门对同一污染源的基本信息有不同的描述，为污染源电子档案资源信息的共享与交互奠定基础。
二、电子档案系统存在问题
1.电子档案系统硬件方面。 受系统后台硬件容量的影响，普查电子档案系统上传的单个文件大小限制在100M以内，超过大小限制的文件无法进行上传。 虽然文件大小限制保证了用户上传档案资料的速度，但文件大小限制影响了档案资料保存的完整性。 此外，由于全云南省在普查工作中产生的档案数量巨大，而系统后台硬件容量有限，经常出现无法进入系统和系统崩溃的情况，需要系统维护人员随时准备系统修复。
2.系统功能模块设计方面。 优秀的电子档案系统在用户使用时会将自动化、智能化与人性化体现在数据的采集、统计、检索、发布和目录打印等功能上。 用户录入文件照片资料时能识别多种格式，能自动生成信息准确规范的标签、目录，管理员能从后台规范筛选整理数据[1]。 受软件和浏览器的限制，普查电子档案系统仅支持PDF格式的文件直接在线查看，上传的其他格式文件(如Word格式、Excel格式、文件压缩包)需要全部打包下载，不能满足用户直接查看、按需下载的使用要求。
受后台服务器及系统搭建时的限制，管理员不能从后台直接整理上传的档案资料，系统也不能直接按照档案资料内容形成标签和目录，需要用户手动输入具体信息，自行编制目录，文件输出也不能按照用户需要转换格式。 此外，在用户传少或传错档案资料的情况下，普查电子档案系统不支持已上传内容的直接增加或移动，需要全部删除重新上传。
3.系统栏目设置方面。 档案系统的栏目设置不全面。 在2019年初设计普查电子档案系统时，全云南省各级普查机构都还未开始对档案资料进行全面梳理，电子档案系统的子目录设置并未涵盖所有的档案内容，造成上传的档案资料不对应栏目或档案资料上传不完整。 非管理员的用户不能按照实际情况自行增删目录，只能在设定好的栏目下增设子目录，导致部分州市上传的档案与栏目要求内容不匹配，企业基础信息内容不全面。
4.系统用户操作方面。 在普查工作中，大部分普查机构没有熟悉档案收集整理的工作人员进行专业的档案管理，因此普查电子档案的用户大多为各级生态环境部门负责普查业务工作的兼职同志，在使用新搭建的档案系统时，存在分类不清晰、上传不完整、操作不熟练等问题。
三、电子档案系统优化建议
基于上述存在问题，对污染源普查电子档案系统提供以下几个优化建议。
1.系统开发方面。 电子档案系统在使用中呈现的大部分问题是由于前期系统建构不合理、程序编写不准确导致的，解决这些问题需要参考其他成熟的档案系统，做好最基础的系统开发工作。 研发设计时要结合实际档案内容，考虑数据应用的功能性需求，确保系统具备再开发能力和可扩展性。 开发系统要具有前瞻性，在满足目前需求的前提下，综合考虑到与相关软件的同步开发，避免在后续的维护中进行二次开发。 此外，需加大对软硬件设施的资金投入，配备性能更优的硬件设备，如存储设备、服务器、计算机和网络设备等，保证系统的稳定性，确保系统的正常使用及高效运行。
2.系统功能方面。 在系统功能上，电子档案系统已经具备档案数据上传与管理、目录检索查询、附件查看下载等功能，而软件功能还需要满足工作人员的不同使用需求和档案精细化管理需求，增加档案全文搜索、档案利用、档案统计、系统设置与维护、档案信息发布和档案数字化加工等功能模块。 档案管理软件要以需求为导向，随着环保工作职能的转变及业务的增加，系统需要不断地将新的应用、数据集成进来，形成新的业务流程，需深层次细化功能设计，不断促进功能的完善和提升。 除此之外，还需考虑系统的容错性，当软件出现故障时，具备自我处理能力，提高系统的易用性、可维护性，进而提升档案管理工作效率，实现档案管理自动化。
3.管理制度方面。 在优化系统软硬件的同时，要加强工作人员的综合素质，尤其是档案工作人员的信息化水平，通过学习培训等措施提高工作人员计算机应用、自动化办公能力及档案收集整理素质等专业技能水平，构建污染源档案信息共享工作制度，明确档案产生人员、档案管理人员及档案使用人员的权限，确保各类档案资料的安全与保密。
档案管理论文：试论如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理
污染源普查档案是各级生态环境保护部门在开展大量工作后形成的具有保存价值的不同形式和载体的历史记录，具有来源广泛性、形式多样性、数量庞大性等特点。 云南省第二次全国污染源普查电子档案系统对这些重要的信息进行标准化和代码化，实现污染源基本信息、治理信息及排放信息的统一管理，并在此基础上实现全省三级生态环境部门数据的互联互通。 为更好地提高云南省污染源档案管理的信息化水平，实现档案信息资源利用和共享，适应新形势下生态环境保护工作的迫切需求，污染源普查电子档案系统还需进一步优化及完善。
参考文献：
[1]陈雪竹.初探电子档案管理系统[J].科海故事博览(科教创新)，2010(3)：128.
作者：王怡丹 孙玮霞 李立坤
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